Alquiler de vehículos en 2027: planificar la temporada con las cifras correctas

Las empresas de alquiler planifican la temporada durante el otoño y el invierno: cuántos vehículos comprar o tomar en leasing, de qué categorías, para qué sucursales y cuándo retirarlos de la flota. Esas decisiones se apoyan en una sola cifra, la utilización, y esa cifra suele calcularse sobre una base que embellece la flota.

La definición habitual divide los días en alquiler por los días que el vehículo estuvo disponible para alquilarse. Los vehículos que están en el taller, que esperan una evaluación de daños, que quedaron en la sucursal equivocada tras un alquiler solo de ida o que esperan su venta salen del denominador. Tomemos una flota de 100 autos con 70 alquilados y 12 no disponibles por esos motivos. Sobre los vehículos disponibles, la utilización es del 80 %. Sobre la flota completa, es del 70 %. La brecha de diez puntos es el costo de los vehículos que la empresa paga y no puede alquilar, y un plan de compras construido sobre el 80 % suma autos a una flota que ya carga con unidades ociosas.

El plan de 2027 debe partir de la utilización sobre la flota completa, por sucursal y categoría de vehículo, con los días fuera de alquiler desglosados por motivo: reparación mecánica, daños pendientes de evaluación o reparación, traslado, preparación y retirada de la flota. Cada motivo tiene un responsable distinto. Los días de reparación corresponden al taller y a sus proveedores. Los días de traslado, a los precios de los alquileres solo de ida. Los días por daños, al proceso de reclamaciones, que es donde la mayoría de las empresas de alquiler deja escapar dinero recuperable.

Desde el 14 de noviembre de 2024, Booking.com debe cumplir el Reglamento de Mercados Digitales de la UE, que prohíbe las cláusulas de paridad. Las empresas de alquiler de vehículos que venden a través de Booking.com pueden ofrecer precios y condiciones distintos, incluso mejores, en sus propios sitios web y otros canales, y Booking.com no puede subir las comisiones ni retirar ofertas como represalia. Los usuarios profesionales obtuvieron además acceso continuo y en tiempo real a los datos que ellos y sus clientes generan en la plataforma, así como el derecho a transferirlos. Dos meses antes, el 19 de septiembre de 2024, el Tribunal de Justicia de la UE resolvió en el asunto C-264/23 que las cláusulas de paridad de precios que usan las plataformas de reservas hoteleras en línea no pueden, en principio, calificarse como restricciones accesorias con arreglo al derecho de la competencia de la UE.

La libertad para cobrar menos en el canal directo solo sirve si la empresa sabe lo que deja cada canal. Las reservas de intermediarios llegan netas de comisión. Tienen sus propios patrones de cancelación y de clientes que no se presentan, y una contratación distinta de extras en el mostrador. Un cliente que ya compró una cobertura de franquicia a un intermediario o a una aseguradora independiente tiene pocos motivos para contratar la exención por daños de la propia empresa de alquiler. Si ese cliente devuelve un auto dañado, la empresa de alquiler hace el cargo en su tarjeta y el cliente reclama el dinero al tercero. El costo de reparación es el mismo, pero la recuperación es más lenta y se disputa con más frecuencia.

La comparación que importa es la contribución neta por día de alquiler según el canal: los ingresos por alquiler después de la comisión, más los extras que efectivamente se vendieron, menos los costos de tarjeta y contracargos, menos el costo de los daños no recuperados, menos los costos de los alquileres solo de ida y de los clientes que no se presentan. Esa cifra decide qué ventaja de precio puede permitirse la empresa en el canal directo, y para qué rutas y fechas. Sin ella, un descuento directo puede trasladar reservas del intermediario al sitio web y dejar el margen igual o más bajo.

Las disputas por daños son un problema antiguo del sector. En enero de 2017, la red de Cooperación para la Protección de los Consumidores (CPC) de la UE publicó los compromisos de las cinco grandes empresas de alquiler de vehículos con condiciones más claras sobre seguros, exenciones y repostaje, y con una gestión más justa de los supuestos daños. Su evaluación de marzo de 2019 señaló que esas empresas cubrían dos de cada tres alquileres de autos particulares en la UE, y que también se vigilaría a los intermediarios y a las empresas más pequeñas.

Dentro de la empresa, la recuperación suele fallar por una razón más prosaica. Las fotografías de la entrega, la inspección a la devolución, la factura de reparación y el cargo al cliente o a la aseguradora están en sistemas distintos, y nada los une. Una factura de reparación que no lleva el número del contrato de alquiler no puede asociarse con el alquiler que causó el daño, así que se registra como un costo general de la flota. La tasa de recuperación que ve la dirección se calcula entonces solo sobre las reclamaciones que alguien abrió, lo que la hace parecer mejor de lo que es.

El indicador útil es el costo de daños recuperado dividido por todo el costo de reparación de daños del periodo, con cada factura de reparación asociada a un contrato de alquiler o marcada como no conciliada. La proporción no conciliada es el primer objetivo. El segundo es la antigüedad: las reclamaciones abiertas hace más de 30 días sin respuesta del cliente, por sucursal. Ambos dependen de la disciplina en el mostrador, donde las fotografías de la entrega y la devolución se toman con el número del contrato y se guardan con él, para que exista evidencia cuando un cliente disputa el cargo.

Las decisiones de electrificación para 2027 dependerán tanto de la oferta de los fabricantes como de la demanda de alquiler. En el Reino Unido, el mandato de vehículos de cero emisiones fija sus objetivos para los fabricantes, que deben lograr que los autos de cero emisiones sean una proporción creciente de sus matriculaciones de autos nuevos: el 33 % en 2026, hasta llegar al 80 % en 2030. Tras los cambios anunciados en abril de 2025, un fabricante que no alcanza su objetivo después de usar las demás vías de cumplimiento del régimen paga £12.000 por cada auto que le falte. Por eso los fabricantes tienen razones para colocar autos eléctricos con grandes compradores, incluidas las flotas de alquiler, en condiciones atractivas.

El precio de compra es la parte fácil del cálculo. En enero de 2024, Hertz anunció que vendería unos 20.000 vehículos eléctricos de su flota en Estados Unidos, alrededor de un tercio de su flota eléctrica mundial. Esperaba que la venta eliminara una cantidad desproporcionada de alquileres de menor margen y redujera los gastos por daños asociados a los vehículos eléctricos, e informó que los valores residuales de los vehículos habían caído más rápido de lo previsto en el cuarto trimestre de 2023.

La lección para un operador más pequeño tiene que ver con el orden del análisis. Antes de destinar vehículos eléctricos a una sucursal, la empresa necesita sus propias cifras sobre el costo y el tiempo de reparación por incidente de daños según el tipo de vehículo, la disponibilidad de repuestos y de talleres autorizados cerca de esa sucursal, el tiempo de carga entre alquileres y la vía de reventa al retirarlos de la flota. Una prueba con un número limitado de vehículos en dos o tres sucursales, medida por los ingresos por vehículo y día después del costo de los daños y de los días fuera de alquiler, aporta esa evidencia. Un compromiso para toda la flota tomado solo por el precio de compra repite el error que describe el anuncio de Hertz.

Desde el 6 de abril de 2025, la Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 (la ley británica de mercados digitales, competencia y consumidores) prohíbe el drip pricing, la práctica de mostrar al consumidor un precio destacado y añadir cargos obligatorios a medida que avanza la reserva. La guía sobre transparencia de precios de la Competition and Markets Authority (CMA), la autoridad británica de competencia, publicada en noviembre de 2025, establece que los cargos obligatorios deben estar en el precio destacado y que la responsabilidad puede alcanzar a los comparadores de precios y otros intermediarios, además del vendedor. La CMA ya puede aplicar directamente la legislación de consumo e imponer multas de hasta el 10 % de la facturación mundial.

Para las empresas de alquiler, la exposición está en los cargos que el motor de reservas añade al final: recargos por ubicación o aeropuerto, tarifas obligatorias para algunos conductores y cualquier tarifa que todos los clientes de una reserva determinada deban pagar. Los extras opcionales, como un producto de reducción de franquicia, pertenecen a otra categoría. Dónde cae la línea entre opcional y obligatorio para cada cargo es una cuestión para los asesores legales de la empresa, y conviene resolverla antes de cargar las tarifas de 2027, no descubrirla a raíz de una queja.

La cuestión de datos es la coherencia entre canales. El precio del sitio web de la empresa, el de cada feed para intermediarios y el de la pantalla del mostrador deben construirse con los mismos componentes, para que el total que el cliente vio en línea sea el total del contrato de alquiler. Cuando esos totales difieren, la empresa se entera por las quejas y los contracargos. Informar cada mes de los contracargos por canal y sucursal es la alerta temprana más barata que existe.

Antes de que termine noviembre de 2026, recalcular la utilización de los últimos doce meses sobre la flota completa, con los días fuera de alquiler por motivo y sucursal. Usar esa cifra, y no la de la flota disponible, en el plan de compras y leasing para 2027.

Antes de fijar los contratos y las tarifas con los intermediarios para 2027, calcular la contribución neta por día de alquiler según el canal y la ruta para la temporada 2026. Fijar a partir de ella el diferencial del precio directo y solicitar a Booking.com los datos a los que da derecho el Reglamento de Mercados Digitales, para poder vincular las reservas de intermediarios con los registros de alquiler propios.

Para enero de 2027, exigir el número del contrato de alquiler en cada factura de reparación y en cada fotografía de daños. Informar cada mes de la proporción no conciliada del costo de reparación y fijar una meta para reducirla antes del pico del verano.

Antes de hacer cualquier pedido de vehículos eléctricos para la temporada 2027, analizar los daños y los días fuera de alquiler por tipo de vehículo con la flota que ya opera. Si los datos de reparación propios son escasos, limitar el compromiso a una prueba medida.

Antes de que las tarifas de 2027 entren en vigor, pedir a los asesores que clasifiquen cada cargo como obligatorio u opcional con arreglo a la DMCC Act, rehacer el precio destacado en todos los canales para que coincida y empezar a informar de los contracargos por canal y sucursal.