Kasstroom, marge en het plan voor 2027

Bij veel middelgrote ondernemingen bereikt de managementrapportage over een maand de directie pas ruim in de maand daarna. Tegen die tijd zijn de besluiten die ze had moeten onderbouwen al genomen. De voorraad voor het volgende seizoen is besteld, de prijzen zijn vastgesteld, een aanstelling is goedgekeurd en een marketingbudget is vastgelegd, telkens op basis van cijfers die al een maand oud waren toen ze werden gebruikt.

De vertraging heeft meestal goede redenen. Een afsluiting van wettelijke kwaliteit wacht op leveranciersfacturen, bankaansluitingen, transitorische posten en voorraadcorrecties, en dat hoort ook zo. Het probleem ontstaat wanneer één document twee taken moet vervullen. Een afsluiting levert cijfers op die niet meer veranderen. Het management heeft cijfers nodig die vroeg komen, nauwkeurig genoeg zijn om op te handelen en duidelijk maken wat ze nog niet bevatten.

Dat vraagt om een tweede rapport naast de managementrapportage. Een wekelijkse flash over kasstroom en marge, opgebouwd uit het ordersysteem, de bankfeed en de crediteurenadministratie, kan op de eerste werkdag van elke week klaar zijn. Ze toont ontvangen en vastgelegde kasmiddelen, de brutomarge na retouren en kortingen per kanaal, en de aanwezige voorraad tegenover openstaande orders. Aan het eind van de maand wordt de flash aangesloten op het grootboek, en elk verschil wordt met de oorzaak vermeld. Na een paar cycli worden de verschillen voorspelbaar en leert de directie hoe ver het vroege cijfer voor elk soort besluit te vertrouwen is.

Het plan voor 2027 moet op die combinatie worden gebouwd. Een plan dat bestaat uit de managementcijfers van vorig jaar plus een percentage herhaalt de timingfouten van vorig jaar en kan pas worden gecontroleerd als elk kwartaal is afgesloten. Een plan dat is opgebouwd uit de drivers die de flash al meet, zoals orders, retourpercentages, betalingstermijnen en omloopsnelheid van de voorraad, kan vanaf januari elke week worden vergeleken met wat er werkelijk gebeurt.