Mens & organisatie
Een nieuw organogram verandert weinig zolang de goedkeuringsmatrix, de managementrapportage en het bonusplan niet dezelfde organisatie beschrijven. Wij ontwerpen ze allemaal tegelijk opnieuw.
Onze visie
Werk aan mens en organisatie bij THEFOCUS gaat over hoe een bedrijf is gestructureerd, bestuurd en geleid: organisatieontwerp, besturingsmodellen en beslisbevoegdheden, adoptie van veranderingen, competentieontwikkeling, prestatiemanagement en incentives, en personeelsplanning. Wij ontwerpen de structuur en bouwen daarna de systemen opnieuw op die haar dragen, waaronder goedkeuringsworkflows, rapportagelijnen in het ERP en het CRM, managementrapportages en scorecards, zodat de nieuwe organisatie ook de organisatie is waarin mensen werken.
De meeste reorganisaties worden aangekondigd met een organogram en uitgevoerd in een presentatie, terwijl de systemen waarop het bedrijf draait de oude vorm houden. Inkoopgoedkeuringen gaan nog steeds naar de manager die een andere functie heeft gekregen. Het CRM wijst accounts nog toe volgens de vroegere regio's, de maandrapportage rapporteert nog over de oude divisies, en het bonusplan betaalt nog uit op doelen die zijn geschreven voor functies die niet meer bestaan. Medewerkers lezen deze signalen elke dag en werken ernaar, zodat het bedrijf een paar kwartalen later grotendeels werkt zoals voorheen, onder nieuwe functietitels.
Wij behandelen de structuur en de systemen die haar beschrijven als één ontwerp. Wordt er een nieuwe beslisbevoegdheid afgesproken, dan verandert de goedkeuringslimiet in het ERP in dezelfde release. Verandert een rol, dan veranderen haar scorecard, haar rapporten en haar incentivemeetpunten mee, en worden de oude versies uitgeschakeld. Het kleine team dat de organisatie ontwerpt, configureert ook die systemen, en specialistische partners sluiten aan voor onderwerpen als beloningsontwerp of leercontent wanneer de opdracht daarom vraagt.
Wij beginnen bij de registraties. Goedkeuringslogs, ticketwachtrijen, rooster- en urendata en de rapporten die managers werkelijk openen, laten zien waar beslissingen worden genomen en waar werk blijft liggen. Die registraties spreken het officiële organogram vaak tegen, en het verschil tussen beide vertelt ons waar het ontwerpwerk moet beginnen. Zo werken wij met hotels, jachthavens, autoverhuurbedrijven, retailers, bouwbedrijven en groothandels, waar hetzelfde patroon in verschillende systemen opduikt.
Hoe wij klanten helpen
Organisatieontwerp & -structuur
Structuren, spans of control en rapportagelijnen ontworpen vanuit hoe werk en besluiten stromen, en daarna vastgelegd in de systemen die dat werk routeren.
BekijkBesturingsmodel & governance
Beslisbevoegdheden, goedkeuringslimieten, overlegorganen en managementroutines, op papier gedefinieerd en afgedwongen in de systemen waarin besluiten worden vastgelegd.
BekijkVerandermanagement & adoptie
Veranderplannen gemeten aan wat mensen doen in de nieuwe systemen en processen, met de oude routes uitgefaseerd zodra de nieuwe werken.
BekijkCompetentieontwikkeling & academies
Praktische vaardigheidsprogramma's gebouwd op de eigen systemen, data en besluiten van de klant, zodat teams wat is gebouwd kunnen beheren en uitbreiden nadat wij zijn vertrokken.
BekijkPrestatiemanagement & incentives
Scorecards, doelen en incentivemeetpunten in lijn met de strategie, berekend uit systeemdata die managers en medewerkers zelf kunnen controleren.
BekijkStrategische personeelsplanning
Plannen voor personeelsomvang en vaardigheden, gebouwd vanuit boekingen, orders en projectpijplijnen, zodat de bezetting de verwachte vraag volgt per rol, vestiging en seizoen.
Bekijk
Zakelijke uitdagingen
01
Organogram en systemen spreken elkaar tegen
De aangekondigde structuur zegt het ene, terwijl de goedkeuringshiërarchie in het ERP, de CRM-gebieden en de systeemrechten nog iets anders zeggen. Medewerkers volgen de systemen, omdat die bepalen waar hun werk binnenkomt.
02
Besluiten die op één persoon wachten
Goedkeuringen stapelen zich op bij een oprichter of een regiodirecteur, omdat niemand heeft vastgelegd welke besluiten waar liggen. Het goedkeuringslog toont de wachtrij al lang voordat iemand erover klaagt.
03
Incentives die de oude strategie belonen
Bonus- en commissieregelingen betalen uit op omzet terwijl de strategie vraagt om marge, inning van debiteuren of klantbehoud, zodat de nieuwe prioriteiten elke dagelijkse afweging op de winkelvloer of aan de receptie verliezen.
04
Verandering die stopt bij de trainingssessie
Een nieuwe tool of een nieuw proces start met een trainingssessie, waarna het gebruik terugzakt omdat de oude spreadsheet nog beschikbaar is en nog steeds wordt vertrouwd door de managers die haar hebben gebouwd.
05
Personeelsaantallen overgenomen van vorig jaar
Personeelsplannen schuiven de cijfers van vorig jaar door in plaats van te beginnen bij boekingen, orders of projectpijplijnen, zodat er in het hoogseizoen te weinig mensen zijn en rustige maanden kosten met zich meedragen.
Onze aanpak
De organisatie in kaart brengen zoals zij werkelijk draait
Wij lezen goedkeuringslogs, systeemrechten, rapportagelijnen, wachtrijdata en de rapporten die managers gebruiken, en vergelijken die met de officiële structuur en functiebeschrijvingen.
Rollen en beslisbevoegdheden ontwerpen vóór het organogram
Voor elke rol worden de verantwoordelijkheden, beslislimieten en meetpunten vastgelegd en getoetst aan recente echte besluiten voordat er een organogram wordt gepubliceerd.
De systemen in dezelfde release aanpassen
Goedkeuringsworkflows, toegangsrechten, rapportagepakketten, scorecards en incentivemeetpunten veranderen tegelijk met de aankondiging, en de oude versies worden op een vastgestelde datum uitgefaseerd.
Adoptie meten aan gebruiksdata
Systeemlogs laten zien of mensen de nieuwe routes, rapporten en tools gebruiken. Waar een team om het ontwerp heen werkt, zoeken wij uit waarom en nemen wij de oorzaak weg.
Relevante sectoren
Hoe resultaten worden beoordeeld
- Aandeel goedkeuringen dat via de ontworpen beslisbevoegdheden loopt, tegenover de goedkeuringen die worden geëscaleerd of omzeild
- Tijd dat besluiten in goedkeuringswachtrijen liggen, vóór en na de verandering
- Gebruik van nieuwe rapporten, workflows en tools, gemeten vanuit systeemlogs
- Aandeel rollen waarvan de scorecard en de incentivemeetpunten aansluiten op de afgesproken strategie
- Verschil tussen geplande en werkelijke bezetting ten opzichte van de gemeten vraag
Afbakening
- Wij geven geen arbeidsrechtelijk advies. Contractwijzigingen, consultatie, ontslag en arbeidsvoorwaarden blijven bij de arbeidsrechtadvocaten en HR-adviseurs van de klant.
- Wij doen geen executive search of werving, en wij plaatsen geen kandidaten.
- Wij voeren geen salarisadministratie en betalen geen lonen uit. Wij ontwerpen incentivemeetpunten en de berekeningen daarachter, en de salarisadministratie of payrollprovider van de klant rekent en betaalt.
Hoe een opdracht met THEFOCUS begint
Een eerste gesprek gaat over uw situatie. Zien wij een basis om samen te werken, dan stellen wij een afgebakende diagnose met een vast eindproduct voor, nog vóór een grotere verbintenis.
Bespreek dit met ons01
Een inhoudelijk gesprek
Vijfenveertig minuten met degene die het werk zou leiden. Wij vragen naar de beslissing, de systemen erachter en de deadline.
02
Een afgebakende diagnose
Leestoegang, een vaste doorlooptijd en een schriftelijke bevinding: wat de administratie laat zien, wat het kost en wat als eerste moet veranderen.
03
Een plan waarmee u verder kunt
Wijzigingen, eigenaren, meetpunten en uitsluitingen op papier. Daarna bouwt en meet hetzelfde team, of het draagt het werk zorgvuldig over.
- Eén eindverantwoordelijk team
- De mensen die de diagnose stellen, bouwen ook de systemen en meten het resultaat.
- Partners gekozen per vraagstuk
- Onafhankelijke specialisten sluiten aan voor de onderdelen waarvoor zij nodig zijn, onder één contract.
- Eerst de administratie, dan de dashboards
- Orders, grootboeken en logs worden aangesloten voordat een aanbeveling erop steunt.
Vragen die bestuurders stellen
Ontwerpt u organogrammen, of implementeert u ze ook?
Allebei. Wij ontwerpen de structuur, de rollen en de beslisbevoegdheden, en passen daarna de systemen aan die ze dragen: goedkeuringsworkflows, rechten, rapportagepakketten, scorecards en incentivemeetpunten. De opdracht eindigt wanneer het bedrijf op het nieuwe ontwerp draait.
Adviseert u over ontslagen of arbeidscontracten?
Nee. Raakt een ontwerp aan contracten, consultatie of personeelsaantallen, dan zijn uw arbeidsrechtadvocaten en HR-adviseurs eigenaar van die besluiten en processen. Wij geven hun het ontwerp en de data die eraan ten grondslag liggen.
Welke systemen past u meestal aan?
De systemen die de organisatie dragen: goedkeuringshiërarchieën in het ERP, eigenaarschap en gebieden in het CRM, helpdeskwachtrijen, BI-rapportagepakketten, scorecards, en de spreadsheets die commissies en bonussen berekenen voordat die bij de salarisadministratie terechtkomen.
Hoe weet u of een verandering is geadopteerd?
Vooral aan het systeemgebruik. Wij controleren of goedkeuringen de nieuwe routes volgen, of de nieuwe rapporten worden geopend en of de oude omwegen nog worden bewerkt, en wij rapporteren die cijfers elke maand aan de opdrachtgever.
Wie doet het werk?
Een klein, aanspreekbaar kernteam, aangevuld met onafhankelijke specialistische partners die voor de opdracht zijn gekozen, bijvoorbeeld voor beloningsontwerp, leercontent of een bepaald platform. Hetzelfde team ontwerpt de verandering en bouwt de systemen waarvan zij afhangt.
In welke sectoren en regio's werkt u?
Wij hebben gewerkt met organisaties in het Verenigd Koninkrijk, Turkije, Australië, de Verenigde Staten en de Golfregio, in sectoren als hotels, jachthavens, autoverhuur, retail, bouw en groothandel.
Bespreek dit met ons
Met een paar gegevens kunnen wij uw aanvraag bij de juiste partner neerleggen. Velden met 'optioneel' mag u leeg laten.