Liquidità, margini e il piano 2027

In molte imprese di medie dimensioni il reporting direzionale mensile raggiunge gli amministratori a mese successivo inoltrato. A quel punto le decisioni che avrebbe dovuto orientare sono già state prese. Le scorte per la stagione successiva sono state ordinate, i prezzi fissati, un'assunzione approvata e un budget di marketing impegnato, ciascuna decisione sulla base di dati che, al momento dell'uso, avevano già un mese.

Il ritardo ha di solito buone ragioni. Una chiusura di qualità civilistica attende le fatture dei fornitori, le riconciliazioni bancarie, i ratei e le rettifiche di magazzino, ed è giusto che sia così. Il problema nasce dal chiedere a un solo documento di svolgere due compiti. Una chiusura produce dati che non cambieranno più. Il management ha bisogno di dati tempestivi, abbastanza vicini al vero da permettere di agire e chiari su ciò che non includono ancora.

Serve quindi un secondo report accanto al reporting mensile. Un flash report settimanale su liquidità e margini, costruito a partire dal sistema ordini, dal flusso bancario e dalla contabilità fornitori, può essere pronto il primo giorno lavorativo di ogni settimana. Mostra gli incassi ricevuti e gli impegni assunti, il margine lordo per canale al netto di resi e sconti e le scorte disponibili rispetto agli ordini aperti. A fine mese il flash report viene riconciliato con la contabilità generale e ogni differenza viene elencata con la sua causa. Dopo qualche ciclo le differenze diventano prevedibili e gli amministratori imparano fino a che punto il dato anticipato è affidabile per ciascun tipo di decisione.

Il piano 2027 dovrebbe poggiare su questa coppia di strumenti. Un piano costruito sul bilancio gestionale dell'anno precedente più una percentuale ripete gli errori di tempistica dell'anno precedente e non può essere verificato finché ogni trimestre non si è chiuso. Un piano costruito sui driver che il flash report già misura, come ordini, tassi di reso, termini di pagamento e rotazione delle scorte, può essere confrontato con ciò che accade realmente ogni settimana a partire da gennaio.