Liquidität, Marge und der Plan für 2027

In vielen mittelständischen Unternehmen erreicht das Management-Reporting-Paket eines Monats die Geschäftsleitung erst tief im Folgemonat. Bis dahin sind die Entscheidungen, die es stützen sollte, bereits gefallen. Die Ware für die nächste Saison ist bestellt, die Preise sind festgelegt, eine Einstellung ist genehmigt und ein Marketingbudget gebunden, jeweils auf Grundlage von Zahlen, die bei ihrer Verwendung schon einen Monat alt waren.

Die Verzögerung hat meist gute Gründe. Ein Abschluss in der Qualität des Jahresabschlusses wartet auf Lieferantenrechnungen, Bankabstimmungen, Abgrenzungen und Bestandskorrekturen, und das soll er auch. Die Schwierigkeit entsteht, wenn ein einziges Dokument zwei Aufgaben erfüllen soll. Ein Abschluss liefert Zahlen, die sich nicht mehr ändern. Das Management braucht Zahlen, die früh kommen, genau genug sind, um danach zu handeln, und offen sagen, was sie noch nicht enthalten.

Dafür braucht es neben dem Paket einen zweiten Bericht. Ein wöchentlicher Flash-Report zu Liquidität und Marge, aufgebaut aus Auftragssystem, Bankdaten und Kreditorenbuch, kann am ersten Arbeitstag jeder Woche vorliegen. Er zeigt eingegangene und gebundene Liquidität, die Bruttomarge nach Retouren und Rabatten je Kanal sowie den Lagerbestand im Verhältnis zu offenen Aufträgen. Zum Monatsende wird der Flash-Report mit dem Hauptbuch abgestimmt, und jede Differenz wird mit ihrer Ursache aufgeführt. Nach einigen Zyklen werden die Differenzen vorhersehbar, und die Geschäftsleitung lernt, wie weit sie der frühen Zahl bei welcher Art von Entscheidung trauen kann.

Der Plan für 2027 sollte auf diesem Zusammenspiel aufbauen. Ein Plan aus dem Vorjahresergebnis des internen Rechnungswesens zuzüglich eines Prozentsatzes wiederholt die Zeitfehler des Vorjahres und lässt sich erst prüfen, wenn das jeweilige Quartal abgeschlossen ist. Ein Plan aus den Treibern, die der Flash-Report bereits misst, etwa Aufträge, Retourenquoten, Zahlungsbedingungen und Lagerumschlag, lässt sich ab Januar jede Woche mit der tatsächlichen Entwicklung vergleichen.