Inkoop en groothandelslevering onder de EUDR

De EU-ontbossingsverordening geldt vanaf 30 december 2026 voor grote en middelgrote marktdeelnemers en voor downstream marktdeelnemers en handelaren van elke omvang, en vanaf 30 juni 2027 voor micro- en kleine marktdeelnemers voor de meeste producten. Zij heeft betrekking op zeven grondstoffen: runderen, cacao, koffie, oliepalm, rubber, soja en hout, samen met de daarvan gemaakte producten die bijlage I per douanecode opsomt. Staat de code van een product niet in bijlage I, dan is de verordening er niet op van toepassing, wat de vragenlijst van een koper ook vraagt.

Juist daar kan in de komende acht maanden veel moeite verloren gaan. Stuurt een EU-koper één leveranciersvragenlijst voor alles wat hij inkoopt, dan kan een leverancier van hazelnoten, gedroogd fruit of peulvruchten weken besteden aan het verzamelen van perceelcoördinaten voor goederen die buiten het toepassingsgebied vallen. Tegelijk beseft een leverancier van een samengesteld product waarvan de douanecode onder een van de genoemde posten voor cacao of chocolade valt, mogelijk niet dat hij er wel onder valt. Het toepassingsgebied bepaalt u per douanecode en per product. Doe dat één keer, schriftelijk, en stuur het mee met elk antwoord.

Ook de lijst is in 2026 gewijzigd. Gedelegeerde Verordening (EU) 2026/2102 van de Commissie, vastgesteld op 13 juli 2026, haalt runderhuiden, -vellen en leer, gecoverde banden, sojabonen voor zaaidoeleinden, artikelen van gevulkaniseerde rubber, transport- en drijfriemen, en zittingen voor vliegtuigen en motorvoertuigen uit het toepassingsgebied. Zij voegt oploskoffie, bepaalde palmoliederivaten en bevroren runderongen toe, die vanaf 30 december 2027 onder de verordening vallen. Ook bevestigt zij dat verpakkingsmateriaal dat wordt gebruikt om een ander product te ondersteunen, te beschermen of te dragen, monsters voor tests, afval en tweedehandsgoederen buiten het toepassingsgebied vallen. Een afbakeningsnotitie uit 2025 is dus al achterhaald.

Verordening (EU) 2025/2650, gepubliceerd in december 2025, heeft het papierwerk hoger in de keten gelegd. Alleen de marktdeelnemer die een relevant product als eerste in de EU in de handel brengt of het uitvoert, dient de zorgvuldigheidsverklaring in. Downstream marktdeelnemers en handelaren dienen geen eigen verklaringen meer in. Zij moeten het referentienummer van de oorspronkelijke verklaring verzamelen en bewaren, en elke marktdeelnemer moet, ongeacht zijn omvang, vijf jaar lang vastleggen wie het product heeft geleverd en aan wie het is geleverd. Micro- en kleine primaire marktdeelnemers in landen met een laag risico dienen in plaats daarvan één vereenvoudigde verklaring in.

Voor een handelaar is juist de verplichting die het lichtst lijkt het makkelijkst te schenden. Een referentienummer hoort bij een bepaalde zending. Zet het magazijn twee partijen cacao of koffie met verschillende referenties op één stapel, of voegt een mengstap ze samen, dan kan de handelaar niet meer zeggen welke referentie welke zak op de uitgaande factuur dekt. De controle moet daarom op partijniveau liggen. Elke inkomende partij draagt haar referentienummer, elke uitgaande partij legt vast uit welke inkomende partijen zij afkomstig is, en de factuur vermeldt de referenties van de goederen die zij dekt.

Producenten en exporteurs buiten de EU hebben onder de verordening geen verplichtingen, tenzij zij zelf producten in de EU in de handel brengen, maar hun EU-klanten zullen hun wel vragen om de gegevens die die klanten nodig hebben, waaronder de locatie van de percelen waar de grondstof is geteeld. Een leverancier die die gegevens in een standaardformaat bij zijn eerste offerte kan meesturen, is in 2027 makkelijker om bij in te kopen dan een leverancier die ze pas na een week mailen stuurt.

In haar vooruitzichten van april 2026 voorspelde de Wereldbank dat de grondstofprijzen in 2026 met 16% zouden stijgen, de eerste jaarlijkse stijging sinds 2022, met energie 24% en kunstmest 31% hoger. Brent-ruwe olie steeg van $72 per vat eind februari 2026 naar $118 eind maart, de grootste maandelijkse stijging ooit gemeten. Dezelfde vooruitzichten voorspelden voor 2026 een daling van de landbouwprijzen met 6%, omdat een daling van 30% bij dranken zwaarder weegt dan een stijging van 2% bij voedsel. In september 2026 lag de grondstofprijsindex van UNCTAD 38,8% hoger dan een jaar eerder, met brandstof 57,1% en voedsel 8,0% hoger.

Voor een handelaar in voedingsmiddelen of landbouwproducten lijken die cijfers op het eerste gezicht niet met elkaar te rijmen. De index van zijn eigen product kan vlak zijn of dalen terwijl zijn kostprijs op bestemming stijgt, omdat vracht, brandstoftoeslagen, verpakking en handelsfinanciering worden geprijsd op basis van energie en rente, en niet op basis van de grondstof. Een handelaar die op CFR- of CIF-basis offreert met een geldigheid van 30 dagen die in een rustiger jaar is vastgesteld, geeft de koper een maand lang een gratis optie op vracht en valuta.

De beslissing gaat over hoe offertes worden opgebouwd en hoe lang ze gelden. Scheid de productprijs van de onderdelen vracht en toeslagen, vermeld welke onderdelen vastliggen en welke een index volgen, verkort de geldigheid op routes waar de vracht het sterkst is bewogen, en bewaar de kostenaannames waarop elk contract is geprijsd. Is de partij verscheept en elke kwaliteitsclaim afgehandeld, dan kunt u de gerealiseerde marge vergelijken met de marge die bij de offerte werd aangenomen, en het verschil regel voor regel verklaren.

Een groothandelsleverancier die een grote klant verliest, gaat meestal haastig op zoek naar kopers, en de nieuwe aanvragen die hij als eerste aanneemt, zijn doorgaans het snelst te beantwoorden in plaats van het meest geneigd om op tijd te betalen en opnieuw te bestellen. Kwalificatie kost minder als u die doet voordat het tekort ontstaat.

Een bruikbaar kopersbestand legt per prospect vast welke producten en kwaliteiten hij inkoopt, het jaarvolume, de afzetmarkten, de certificaten die hij eist, de betalingstermijnen die hij accepteert en, vanaf december 2026, zijn rol onder de EUDR voor producten die eronder vallen: marktdeelnemer, downstream marktdeelnemer of handelaar. Dat laatste veld bepaalt welke documenten de leverancier moet sturen en wat de koper zal verwachten, en het verandert de kosten van het bedienen van de klant. Een leverancier die dit verkeerd heeft bij een koper van cacao of koffie, kan goederen leveren die aan het contract voldoen en toch aankomen zonder het referentienummer dat de koper voor zijn eigen administratie nodig heeft.

Concentratie is de tweede toets. Nemen drie klanten het grootste deel van het volume af, dan verandert één late betaling of één verloren aanbesteding de kaspositie van het jaar. Een redelijk doel voor 2027 is een pijplijn die de volgende vijf klanten noemt die het bedrijf zou accepteren en waarom elk daarvan kwalificeert, door het verkoopteam actueel gehouden en elke maand met finance besproken.

In ons werk voor groothandelsleveranciers zien wij dat zakelijke kopers specificaties, certificaten en minimumafnames op de website van een leverancier controleren voordat zij om een prijs vragen. De aanvragen die tot een contract leiden, komen meestal binnen met genoeg details om te offreren: product en kwaliteit, volume, verpakking, incoterm, bestemmingshaven, leveringsperiode, vereiste certificaten en, voor producten die onder de verordening vallen, de EUDR-rol van de koper.

De meeste aanvragen komen zonder die details binnen. Ze komen per e-mail, telefoon en berichtenapp, met een productnaam en een verzoek om een prijs, en de handelaar is een dag bezig de rest te verzamelen. Een gestructureerd aanvraagformulier op elke productpagina, dat vraagt om dezelfde velden die de handelaar nodig heeft om te offreren, legt die dag bij de koper. Wie elke aanvraag per product en taal naar een vaste handelaar doorstuurt en de tijd tot de eerste offerte vastlegt, ziet waar aanvragen blijven liggen.

Dezelfde gegevens beantwoorden de vragen die het management in een volatiel jaar stelt: hoeveel aanvragen werden geoffreerd, hoeveel werden een contract, tegen welke bij de offerte aangenomen marge, en hoe die zich verhoudt tot de marge die na vracht, financiering, valuta en claims is gerealiseerd. Een bedrijf dat die cijfers per product en per koper kan leveren, heeft een basis om te kiezen welke kopers en routes het in 2027 laat groeien.

Stel uiterlijk half november 2026 een schriftelijke EUDR-afbakeningsnotitie per douanecode op voor elk product dat u inkoopt of verkoopt, op basis van bijlage I zoals gewijzigd in 2026, en voeg die bij elk antwoord op een vragenlijst.

Bepaal vóór 30 december 2026 uw rol voor elk product dat onder de verordening valt, registreer u in het EUDR-informatiesysteem als uw rol dat vereist, en neem het referentienummer op in het registratiestuk van de inkomende partij, de uitgaande partij en de factuur. Bent u een micro- of kleine marktdeelnemer met tijd tot 30 juni 2027, gebruik die extra zes maanden dan om de partijregistratie te testen in plaats van haar uit te stellen.

Leg vóór de eerste offertes van 2027 de opbouw van uw offertes vast: productprijs gescheiden van vracht en toeslagen, geïndexeerde onderdelen vermeld, geldigheid per route bepaald en kostenaannames bij elk contract bewaard.

Bouw uiterlijk eind eerste kwartaal 2027 een gekwalificeerd kopersbestand op met EUDR-rol, betalingstermijnen en volume per prospect, en spreek met finance af boven welk aandeel in het volume één klant aanleiding geeft tot een review.

Meet uiterlijk juni 2027 elke aanvraag van ontvangst tot offerte, tot contract en tot gerealiseerde marge. Laat de eerste volledige reeks cijfers bepalen welke herkomstlanden, kopers en routes meer van het werkkapitaal van het volgende seizoen krijgen.